Continuous Improvement dan 5 S

Continuous Improvement dan 5 S

A. Continuous improvement 

Continuous improvement (CI) telah menjadi salah satu eksekusi strategi perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas organisasi. Perbaikan kualitas perlu melibatkan semua personil organisasi. CI dilakukan melalui berbagai metode. Salah satunya adalah menggunakan metodologi kaizen.

1. Perumusan masalah. Dalam merumuskan masalah harus memenuhi kriteria: (1) deskripsi masalah secara spesifik dan jelas (simplicity & clarity), (2) berikan target sasaran perbaikan, dan (3) berikan target waktu penyelesaian.
2. Analisis fakta-fakta. Fakta-fakta harus diungkap dan dianalisis untuk mempertajam perumusan masalah dan sekaligus memberikan bukti-bukti yang cukup untuk mengembangkan setiap alternatif solusi. Akar penyebab masalah perlu diidentifikasi dan didukung dengan fakta-fakta atau bukti-bukti yang memadai. Penggunaan “fishbone analysis” dapat membantu mengidentifikasi akar penyebab masalah.
3. Mengembangkan alternatif solusi. Alternatif solusi dapat dikembangkan melalui “brainstorming” dalam forum atau “kaizen event”. Setiap alternatif solusi yang dikembangkan harus mampu memberikan solusi atas masalah yang telah dirumuskan. Dalam mengembangkan alternatif solusi perlu dianalisis “cost & benefit”-nya, serta skala prioritas yang akan dijalankan segera.
4. Implementasi solusi. Dari alternatif solusi yang dikembangkan, selanjutnya dipilih dan dieksekusi sesuai dengan skala prioritas. Kemampuan “mengeksekusi” menjadi penting. Dalam hal ini diperlukan “strong leadership” yang tidak hanya kemampuan dalam melakukan “direction”, namun juga dibutuhkan “leader” yang mampu mengawal, menggerakkan, memberi contoh, dan menginspirasi ke semua anggota organisasi dalam melakukan continuous improvement(CI).
5. Evaluasi dan perbaikan. Evaluasi dari setiap rencana CI harus dilakukan untuk memastikan apakah CI sudah dilaksanakan sesuai dengan plan dan sasaran yang diharapkan. Dari hasil evaluasi ini diperoleh “deviation” atau “variance” penyebab terjadinya penyimpangan dari plan dan sasaran yang telah ditetapkan. Upaya menemukan akar penyebab menjadi faktor penting untuk menjadi referensi dalam perbaikan selanjutnya, sehingga makna “continuous improvement” benar-benar dilakukan perbaikan secara terus-menerus untuk mencapai kualitas produk dan layanan yang efisien dan efektif.

B.    Metode Kaizen

Dalam Bahasa Jepang, kaizen  berarti perbaikan yang berkesinambungan. Pada  Wikipedia diistilahkan sebagai perbaikan berkelanjutan (Continuous improvement). Istilah itu mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang, baik manajer dan karyawan, dan melibatkan biaya dalam jumlah tidak seberapa. Kaizen (改善) terdiri dari dua kanji yakni 改 (kai) artinya 改める perubahan dan 善 (zen) artinya 良い (yoi) kebaikan.

Konsep 5 S pada dasarnya merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja. Konsep 5 S merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, empat bidang sasaran pokok industri yang meliputi:

1. Efisiensi Kerja
2. Produktifitas Kerja
3. Kualitas Kerja, dan
4. Keselamatan Kerja dapat lebih mudah dipenuhi.

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Kalo di Bahasa Indonesia-kan jadi 5 R, yaitu Rapi, Ringkas, Resik, Rawat, Rajin :

1. Rapi. Memperpendek jalur produksi dan membuang segala sesuatu (Alat kerja atau benda lain) yang tidak berguna selama produksi berlangsung dari tempat kerja kita.
2. Ringkas. Menyusun alat-alat kerja sehingga mudah  dijangkau saat digunakan dalam kegiatan produksi.
3. Resik. Menjaga kebersihan di sekitar area tempat kerja.
4. Rawat. Menjaga agar tempat kerja dan alat kerja selalu bersih dan siap digunakan untuk berproduksi setiap saat.
5. Rajin. Menjaga agar semua langkah-langkah dalam Gemba Kaizen tersebut dilakukan secara terus menerus, disiplin, dan menjaga kepraktisan langkah-langkahnya.

Berikut ini adalah penjelasan yang lebih detil mengenai bagian-bagian dari 5 S.

1. Konsep Seiri (  整理 )
Seiri adalah memisahkan benda yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan yang tidak diperlukan (ringkas). Sesungguhnya, terdapat banyak barang yang tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang tidak diperlukan artinya barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 2005: 13).Untuk mengetahui barang-barang yang perlu dibuang, barang harus dipisahkan menjadi yang diperlukan dan yang tidak diperlukan.

2. Konsep Seiton ( 整頓 )
Konsep ini menyusun dengan rapi dan mengenali benda untuk mempermudah penggunaan. Kata Jepang seiton (  整頓  ) secara harfiah berarti menyusun benda dengan cara yang menarik (rapi). Dalam konteks 5 S. ini berarti mengatur barang-barang sehingga setiap orang dapat menemukannya dengan cepat. Untuk mencapai langkah ini, pelat penunjuk digunakan untuk menetapkan nama tiap barang dan tempat penyimpanannya (Yasuhiro,1995: 249). Seiton memungkinkan pekerja dengan mudah mengenali dan mengambil kembali perkakas dan bahan, dan dengan mudah mengembalikannya ke lokasi di dekat tempat penggunaan. Pelat penunjuk digunakan untuk memudahkan penempatan dan pengambilan kembali bahan yang diperlukan.

3. Konsep Seiso ( 清掃 )
Konsep ini selalu mengutamakan kebersihan dengan menjaga kerapihan dan kebersihan (resik). lni adalah proses pembersihan dasar dimana suatu daerah disapu dan kemudian dipel dengan kain pel. Karena lantai, jendela, maupun dinding harus dibersihkan, seiso setara dengan aktifitas pembersihan berskala besar yang dilakukan setiap akhir tahun di rumah tangga Jepang.
Meskipun pembersihan besar-besaran di seluruh perusahaan dilakukan beberapa kali dalam setahun, tiap tempat kerja perlu dibersihkan setiap hari. Aktifitas itu cenderung mengurangi kerusakan mesin akibat tumpahan minyak, abu, dan sampah. Contohnya, kalau ada pekerja yang mengeluh ada mesin yang rusak ini tidak berarti mesin itu perlu penyetelan. Sebenarnya, yang diperlukan mungkin hanya program pembersihan di tempat kerja (Yasuhiro,1995:249).

4. Konsep Seiketsu (清潔)
Seiketsu yaitu usaha yang terus menerus untuk mempertahankan 3S tersebut diatas, yakni Seiri, Seiton), dan Seiso.   Pada prinsipnya mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara (rawat). Di tempat kerja yang rawat, kerawanan dan penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah dapat dicegah sedini mungkin (Kristianto, 1995: 47). Memelihara tempat kerja tetap bersih tanpa sampah atau tetesan minyak adalah aktivitas Seiketsu. Antara seiso  dengan seiketsu sangat berkaitan erat.

5. Konsep Shitsuke (仕付 )
Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa mentaati aturan (rajin). Hal ini dianggap sebagai komponen yang paling sukar dari 5 S. Untuk aktivitas ini, pekerja Jepang diharapkan melatih pengandalian diri sendiri, bukan dikendalikan manajemen (Yasuhiro, 1995:266).
 

Penerapan filosofi kaizen yang efektif, akan mendorong organisasi untuk selalu:
1.Meningkatkan produktivitas;
2.Meningkatkan kualitas;
3.Mencapai standar tingkat safety yang lebih baik;
4.Delivery yang lebih cepat;
5.Mencapai penurunan biaya (lower cost);
6.Meningkatkan kepuasan pelanggan, dan
7.Meningkatkan semangat dan moral para pekerja dan kepuasan pekerja.